§1 Postanowienia ogólne
1. Organizatorem konferencji naukowej V Kongres Młodej Nauki, dalej zwanej konferencją jest Uniwersytet Gdański – Centrum Aktywności Studenckiej i Doktoranckiej, dalej zwany organizatorem.
2. Konferencja odbędzie się w dniach 17-19 lipca 2025 na Uniwersytecie Gdańskim, Politechnice Gdańskiej oraz Gdańskim Uniwersytecie Medycznym w formie stacjonarnej.
3. Językami konferencji są: język polski, angielski oraz języki wskazane przez moderatorów paneli.
4. Przesłanie zgłoszenia uczestnictwa za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego na stronie internetowej kongresmlodejnauki.ug.edu.pl jest równoznaczne z zaakceptowaniem i zobowiązaniem do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie i Regulaminie oraz odwołania jej, przed oraz w trakcie trwania konferencji.
6. W przypadku odwołania Konferencji organizator zobowiązuje się powiadomić o tym fakcie zarejestrowanych uczestników nie później niż 3 dni przed planowaną datą rozpoczęcia konferencji.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do interpretowania postanowień niniejszego Regulaminu.
8. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie decyzje podejmuje organizator. Decyzje organizatora są ostateczne i nie są decyzjami w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572).
§2 Warunki uczestnictwa
1. Konferencja skierowana jest do studentów, doktorantów, pracowników naukowych oraz wszystkich zainteresowanych.
2. Warunkami uczestnictwa są:
a. przesłanie za pomocą formularza, dostępnego na stronie internetowej kongresmlodejnauki.ug.edu.pl, prawidłowo wypełnionego i kompletnego zgłoszenia udziału oraz akceptacja Regulaminu;
b. akceptacja nadesłanego zgłoszenia przez Organizatora oraz opiekuna naukowego panelu w terminie 60 dni od momentu zgłoszenia, jednak nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem konferencji;
c. uiszczenie opłaty konferencyjnej w terminie podanym przez organizatora, zgodnej z Tabelą 1. stanowiącą załącznik do Regulaminu.
3. Osoby, które spełniły warunki uczestnictwa, przedstawione w §2 ust. 2 niniejszego regulaminu, zostają zakwalifikowane do udziału w konferencji, dalej zwani uczestnikami.
4. Wyróżnia się trzy formy uczestnictwa w konferencji:
a. Udział czynny – osoba, która została zarejestrowana na konferencję, prezentująca referat lub poster; Uczestnika czynnego obowiązuje opłata konferencyjna; Uczestnik czynny ma prawo do udziału w całym programie konferencji, a także otrzymuje certyfikat uczestnictwa;
b. Udział moderatora – osoba, która zgłosiła panel naukowy i została zarejestrowana na konferencję; Uczestnika będącego moderatorem obowiązuje opłata konferencyjna; Uczestnik ma prawo do udziału w całym programie konferencji, a także otrzymuje certyfikat uczestnictwa;
c. Udział bierny – osoba, która została zarejestrowana jako osoba nie zgłaszająca panelu naukowego ani nie prezentująca referatu lub posteru, jednak mająca prawo do udziału we wszystkich punktach konferencji; Na prośbę, może otrzymać certyfikat uczestnictwa. Uczestnika obowiązuje opłata konferencyjna;
d. Wolny słuchacz – każda osoba, uczestnicząca w konferencji i nie spełniająca warunków przedstawionych w §2 ust. 2 niniejszego regulaminu. Wolny słuchacz może uczestniczyć w konferencji za zgodą i na warunkach określonych przez organizatora. Nie obowiązuje opłata konferencyjna;
5. Uczestnik czynny ma prawo zgłosić do trzech rodzajów wystąpień. Organizator dopuszcza zgłaszanie więcej niż 1 referatu do tego samego panelu.
6. Maksymalna liczba uczestników konferencji ograniczona jest przepisami bezpieczeństwa pomieszczeń, w których odbywają się poszczególne punkty programu.
7. Uczestnik konferencji ma prawo do zgłoszenia swojego artykułu do publikacji pokonferencyjnej.
a. Uczestnik ma prawo zgłosić jeden artykuł dotyczący jednego wystąpienia.
b. Zgłoszony artykuł zostanie opublikowany w formie elektronicznej i papierowej w czasopiśmie “Progress”.
c. Za opublikowanie zgłoszonego artykułu nie jest pobierana dodatkowa opłata.
d. Terminy i szczegóły dotyczące publikacji podane zostaną po zakończeniu Kongresu i przesłane uczestnikom pocztą elektroniczną.
§3 Zgłaszanie paneli i referatów
1. Osoby chcące zgłosić panel przesyłają zgłoszenie za pomocą formularza dostępnego na stronie kongresmlodejnauki.ug.edu.pl
2. Rejestrowane panele muszą mieć opiekuna naukowego, który będzie odpowiadał za dopuszczanie zgłaszanych referatów do wygłoszenia.
3. Język panelu wskazuje moderator.
4. Referaty zgłaszane są do paneli, ich minimalna liczba wynosi 3.
5. Moderatorzy mają możliwość wskazania preferowanego dnia odbywania panelu, jednak decyzję o umiejscowieniu panelu w programie konferencji podejmuje organizator. W przypadku liczby zgłoszeń większej niż 10, organizator ma prawo podzielenia panelu na dwa lub więcej dni.
6. Moderatorzy mogą wygłaszać referaty na zgłoszonych przez siebie panelach
7. Po zakończonej rejestracji paneli możliwe jest zgłaszanie referatów oraz posterów.
a. Referaty powinny trwać 15 minut;
b. Postery powinny być wydrukowane w formacie A1 (841 x 594 mm).
8. Referaty oraz postery mogą być prezentowane przez maksymalnie 3 osoby. O większej liczbie osób przedstawiających decyduje organizator na prośbę uczestnika.
§4 Zasady konferencji
1. W ramach konferencji przewidziane są panele naukowe, w ramach, których można wygłaszać wystąpienia z referatem lub posterem.
2. Referaty muszą być zgłaszane do konkretnych paneli, postery do sesji posterowej.
3. Termin rejestracji uczestnictwa w konferencji upływa, kolejno dla:
a. Uczestników moderatorów – 30 marca;
b. Uczestników czynnych – 18 czerwca;
c. Uczestników biernych – 6 lipca.
d. Wolnych słuchaczy – rejestracja nie obowiązuje;
4. W uzasadnionych przypadkach organizator ma prawo do zmiany terminu rejestracji uczestników.
5. Organizator ustala program, który zostanie przesłany uczestnikom nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem konferencji.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w programie, do zmiany rozkładu czasowego paneli naukowych i kolejności wystąpień.
7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne po stronie uczestników.
8. Organizator oświadcza, że dochowuje należytej staranności dobierając prelegentów na konferencję w celu zapewnienia jak najwyższego poziomu merytorycznego.
9. Organizator zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za treść wystąpień prelegentów oraz innych uczestników konferencji oraz skutków zastosowania przez słuchaczy ewentualnych porad lub stanowisk formułowanych przez prelegentów i innych uczestników konferencji.
10. Organizator nie ponosi również odpowiedzialności za inne okoliczności uniemożliwiające lub utrudniające uczestnictwo w Konferencji niespowodowane działaniami lub zaniechaniami Organizatora.
11. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn wyłącznie zależnych od Organizatora, Organizator niezwłocznie poinformuje o tym fakcie uczestnika.
12. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji, zmiany osób prelegentów, a także do odwołania Konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych niezależnych od Organizatora. W przypadku odwołania Konferencji, informacja o tym fakcie zostanie przekazana zgłoszonym Uczestnikom, a dokonane opłaty za uczestnictwo zwrócone przelewem bankowym.
13. Do każdego wystąpienia powinien zostać przygotowany abstrakt, który nie może być krótszy niż 1/3 strony A4 i nie dłuższy niż 3/4 strony A4. Wzór abstraktu znajduje się na stronie internetowej.
14. Organizator oświadcza, a Uczestnik wyraża zgodę na to, że przebieg Konferencji będzie rejestrowany w formie nagrania audiowizualnego oraz zdjęć, a tak stworzone utwory będą mogły być wykorzystywane do celów do celów dokumentacyjnych, informacyjnych lub promocyjnych Organizatora, w tym w szczególności poprzez:
a. publikacje na stronach internetowych Organizatora,
b. publikacje w kanałach komunikacyjnych mediów społecznościowych (Meta ”Facebook”, Instagram, YouTube)
15. Uczestnik upoważnia Organizatora do wykorzystania swojego wizerunku oraz głosu, jak również treści wypowiedzi udzielonej w trakcie dyskusji prelekcyjnej do rozpowszechniania do celów wymienionych w ust. 3 powyżej, i niniejszym udziela niewyłącznej oraz nieodpłatnej zgody, bez ograniczeń czasowych oraz terytorialnych, na wykorzystanie ich przez Organizatora oraz wszelkie upoważnione do tego przez Organizatora podmioty na polach eksploatacji określonych powyżej.
§5 Płatności
1. Każdy uczestnik konferencji zobowiązany jest do wniesienia opłaty konferencyjnej. W przypadku przedstawiania referatu lub posteru przez więcej niż jedną osobę, opłata obowiązuje każdego uczestnika.
2. Płatność powinna zostać uiszczona wyłącznie w formie bezgotówkowej, za pomocą bramki płatności dostępnej na stronie internetowej konferencji lub przelewem na rachunek bankowy wskazany przez organizatora.
3. W tytuł płatności powinien brzmieć „KMN2025 Imię i Nazwisko uczestnika lub uczestników”.
4. Wysokość opłaty konferencyjnej jest stała i nie może zostać obniżona na wniosek uczestnika konferencji.
5. Opłata konferencyjna powinna zostać uiszczona w terminie określonym przez organizatora.
a. W przypadku nieuiszczenia opłaty przez uczestnika we wskazanym terminie, organizator ma prawo do:
i. odmowy rejestracji uczestnika;
ii. nieopublikowania artykułu w księdze abstraktów.
6. Wysokość opłat wskazana jest w Tabeli 1. stanowiącej załącznik do Regulaminu.
7. Chęć otrzymania faktury należy zgłosić najpóźniej w dniu dokonania płatności za uczestnictwo poprzez formularz udostępniony przez Organizatora.
8. Kwoty zwrotów za rezygnację z udziału w konferencji reguluje Tabela 2.
Klauzula informacyjna
Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r., zwanym dalej RODO, informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Gdański z siedzibą w (80-309) Gdańsku przy ul. Jana Bażyńskiego 8.
2. Administrator danych osobowych powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod numerem telefonu (58) 523 31 30 lub adresem e-mail: iod@ug.edu.pl. Z Inspektorem Ochrony Danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem.
3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celach:
a. niezbędnych do realizacji Konferencji, w tym weryfikacji spełnienia wymogów opisanych w niniejszym regulaminie,
b. niezbędnych do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze,
c. realizacji pozostałych prawnie uzasadnionych interesów administratora tj. ustalenia, dochodzenia i obrony przed roszczeniami, w celach statystycznych,
4. Podstawą prawną do przetwarzania Państwa danych osobowych są:
a. art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą),
b. art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy),
c. art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa),
d. art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora).
5. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w ust. 3, jak również obowiązku archiwizacyjnego wynikającego z przepisów prawa. Ponadto Administrator zastrzega sobie prawo do przechowywania Państwa danych osobowych przez okres niezbędny do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, nie dużej jednak niż do upływu okresu przedawnienia.
6. Odbiorcami Państwa danych mogą być podmioty posiadające prawo dostępu do danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, oraz podmioty współpracujące Administratorem danych, w szczególności dostawcy usług IT, dostawcy systemów płatności internetowych na podstawie zawartych umów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych.
7. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne i warunkujące uczestnictwo w Konferencji.
8. Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, poprawiania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania.
9. Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
10. Państwa dane nie będą poddane profilowaniu i przetwarzaniu w sposób zautomatyzowany, oraz nie będą przekazywane do państw trzecich (poza obszar EOG).
