Regulamin Kongresu Młodej Nauki
§ 1. Postanowienia ogólne
- Organizatorem Kongresu Młodej Nauki, zwanego dalej „Kongresem”, jest Uniwersytet Gdański – Centrum Aktywności Studenckiej i Doktoranckiej, zwane dalej „Organizatorem”.
- Kongres odbędzie się w dniach 3-5 lipca 2026 roku, w formie stacjonarnej, na Uniwersytecie Gdańskim oraz na Politechnice Gdańskiej (sesja posterowa).
- Językami Kongresu są język polski oraz język angielski.
- Kongres skierowany jest przede wszystkim do studentów, doktorantów oraz młodych badaczy zainteresowanych tematyką organizacji i funkcjonowania młodej nauki, rozwojem kariery akademickiej, networkingiem oraz współpracą międzyśrodowiskową.
- Edycja 2026 koncentruje się na zagadnieniach związanych z organizacją i funkcjonowaniem młodej nauki. Referaty mogą dotyczyć wyłącznie tematyki wskazanej w call for papers.
- Integralną część wydarzenia stanowią:
- wystąpienia konferencyjne,
- sesje networkingowe,
- warsztaty i szkolenia,
- panele dyskusyjne,
- sesja posterowa organizowana we współpracy z Politechniką Gdańską.
- Postery prezentowane podczas sesji posterowej mogą dotyczyć dowolnej tematyki badawczej i nie są ograniczone do zagadnień związanych z młodą nauką.
- Przesłanie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z akceptacją postanowień Regulaminu.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Kongresu, terminach oraz postanowieniach Regulaminu, a także do odwołania wydarzenia z przyczyn od niego niezależnych. W razie istotnej zmiany Regulaminu lub odwołania Kongresu uczestnik, który dokonał już opłaty konferencyjnej, może odstąpić od udziału w terminie 7 dni od dnia powiadomienia o zmianie i otrzymać pełny zwrot wniesionej opłaty.
- W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa. Rozstrzygnięcia Organizatora wydawane w toku organizacji Kongresu nie stanowią decyzji w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572 z późn. zm.).
§ 2. Formy uczestnictwa i warunki udziału
- W Kongresie można uczestniczyć w następujących formach:
- uczestnik czynny – prezentujący referat lub poster,
- uczestnik networkingowy – biorący udział w sesjach networkingowych,
- uczestnik bierny – biorący udział w wydarzeniach Kongresu bez własnej prezentacji,
- wolny słuchacz – na zasadach określonych w ust. 8.
- Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest:
- prawidłowe wypełnienie formularza zgłoszeniowego,
- akceptacja Regulaminu,
- uzyskanie akceptacji zgłoszenia przez Organizatora,
- dokonanie opłaty konferencyjnej w wyznaczonym terminie, z wyjątkiem wolnych słuchaczy.
- Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia niespełniającego wymogów formalnych lub merytorycznych, w szczególności w razie niezgodności z tematyką Kongresu lub wyczerpania limitu miejsc.
- Uczestnik czynny może w ramach jednego zgłoszenia zaznaczyć dodatkowo udział w sesji networkingowej. W takim wypadku obowiązuje jedna opłata konferencyjna.
- Referaty mogą dotyczyć wyłącznie problematyki organizacji i funkcjonowania młodej nauki, w szczególności:
- polityk publicznych dotyczących szkolnictwa wyższego i nauki,
- systemów finansowania badań,
- warunków pracy i rozwoju kariery młodych naukowców,
- współpracy nauki z biznesem i administracją,
- umiędzynarodowienia nauki,
- otwartej nauki i komunikacji naukowej,
- ewaluacji nauki,
- działalności organizacji studenckich i doktoranckich.
- Sesje networkingowe organizowane będą w ramach poszczególnych dyscyplin naukowych i służą:
- prezentacji zainteresowań badawczych uczestników,
- wymianie doświadczeń,
- budowaniu współpracy naukowej i zawodowej.
- Maksymalna liczba uczestników uzależniona jest od możliwości organizacyjnych oraz limitów bezpieczeństwa obowiązujących w miejscach realizacji wydarzenia.
- Organizator może dopuścić do udziału w Kongresie wolnych słuchaczy, na warunkach i w zakresie wskazanym na stronie internetowej Kongresu.
§ 3. Zasady zgłaszania referatów, posterów oraz udziału w sesjach networkingowych
- Zgłoszenia odbywają się za pośrednictwem formularzy dostępnych na stronie internetowej Kongresu, w terminach wskazanych przez Organizatora.
- Zgłoszenie referatu lub posteru powinno zawierać dane wymagane formularzem, w tym abstrakt zgodny z wytycznymi Organizatora oraz słowa kluczowe.
- Organizator dokonuje oceny formalnej i merytorycznej zgłoszeń. W razie pozytywnej oceny uczestnik otrzymuje informację o przyjęciu zgłoszenia oraz dalsze instrukcje, w tym dotyczące opłaty konferencyjnej.
- Czas wystąpienia referatowego wynosi maksymalnie 15 minut, chyba że Organizator wskaże inaczej w programie Kongresu.
- Referat lub poster mogą być prezentowane maksymalnie przez trzy osoby. Organizator może wyrazić zgodę na większą liczbę współautorów prezentujących.
- Poster powinien zostać przygotowany w formacie A1 (594 × 841 mm), w orientacji pionowej, chyba że Organizator wskaże inaczej.
- Udział w sesji networkingowej wymaga odrębnego zgłoszenia za pośrednictwem dedykowanego formularza.
- Organizator ustala harmonogram wystąpień, sesji posterowej oraz sesji networkingowych i zastrzega sobie prawo do zmiany kolejności, czasu lub miejsca ich realizacji, a także do łączenia lub dzielenia poszczególnych części programu.
§ 4. Program i przebieg Kongresu
- Program Kongresu obejmuje:
- wykłady plenarne,
- wystąpienia konferencyjne,
- warsztaty i szkolenia,
- sesje networkingowe,
- sesję posterową,
- panele dyskusyjne,
- wydarzenia integracyjne i towarzyszące.
- Organizator publikuje program Kongresu najpóźniej 14 dni przed rozpoczęciem wydarzenia.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie, kolejności wystąpień oraz harmonogramie wydarzenia.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treść wystąpień prezentowanych przez uczestników.
- Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad kultury akademickiej oraz poszanowania innych uczestników wydarzenia.
§ 5. Publikacje pokonferencyjne
- Uczestnicy Kongresu z obszaru nauk humanistycznych i społecznych mogą zgłosić artykuły do publikacji w czasopiśmie „Progress”.
- Zgłoszenie artykułu nie jest równoznaczne z jego przyjęciem do publikacji. O przyjęciu artykułu decyduje redakcja czasopisma na zasadach określonych w jego regulaminie.
- Szczegółowe zasady publikacji, w tym wymogi formalne i terminy, zostaną przekazane uczestnikom po zakończeniu Kongresu.
- Organizator nie pobiera dodatkowej opłaty za zgłoszenie artykułu do publikacji pokonferencyjnej.
- Autorzy zachowują prawa autorskie do swoich referatów, posterów oraz artykułów. Zgłoszenie udziału w Kongresie nie powoduje przeniesienia autorskich praw majątkowych na Organizatora.
§ 6. Opłaty konferencyjne
- Udział w Kongresie jest odpłatny, z wyjątkiem wolnych słuchaczy, jeśli Organizator postanowi dopuścić ich udział.
- Wysokość opłat konferencyjnych określa Organizator i publikuje na stronie internetowej Kongresu. Organizator może przewidzieć opłatę preferencyjną dla członków społeczności Uniwersytetu Gdańskiego; krąg osób uprawnionych do tej opłaty wskazuje Organizator w komunikacie publikowanym na stronie internetowej Kongresu.
- Opłata konferencyjna obejmuje:
- udział we wszystkich punktach programu wskazanych w komunikacie Organizatora,
- wyżywienie w zakresie określonym przez Organizatora w programie wydarzenia.
- Opłata konferencyjna nie obejmuje noclegu. Uczestnicy mogą skorzystać z bazy noclegowej Uniwersytetu Gdańskiego po preferencyjnej stawce wskazanej przez Organizatora na stronie internetowej Kongresu, na podstawie odrębnej rezerwacji i odrębnej opłaty.
- Płatności należy dokonywać w sposób i w terminie wskazanym przez Organizatora.
- Nieuiszczenie opłaty w terminie skutkuje anulowaniem zgłoszenia.
- Faktura za udział w Kongresie wystawiana jest przez Organizatora na podstawie danych wskazanych przez uczestnika w formularzu zgłoszeniowym.
- Zasady zwrotu opłaty konferencyjnej w razie rezygnacji uczestnika:
- rezygnacja zgłoszona Organizatorowi co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem Kongresu – pełny zwrot opłaty,
- rezygnacja zgłoszona między 30. a 14. dniem przed rozpoczęciem Kongresu – zwrot 50% opłaty,
- rezygnacja zgłoszona później niż na 14 dni przed rozpoczęciem Kongresu lub nieobecność na Kongresie – opłata nie podlega zwrotowi,
- odwołanie Kongresu przez Organizatora – pełny zwrot opłaty.
§ 7. Wizerunek i dane osobowe
- Organizator dokumentuje przebieg Kongresu w postaci fotografii oraz nagrań audiowizualnych. Materiały te mogą być wykorzystywane do celów informacyjnych, sprawozdawczych i promocyjnych Organizatora, w szczególności na stronach internetowych Organizatora, w mediach społecznościowych oraz w materiałach promocyjnych. Podstawą prawną dokumentowania ogólnego przebiegu wydarzenia jest prawnie uzasadniony interes Organizatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku uczestnika w sposób umożliwiający jego identyfikację, w szczególności w ujęciach indywidualnych, odbywa się wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody uczestnika wyrażonej w formularzu zgłoszeniowym lub w trakcie wydarzenia. Brak zgody nie wpływa na możliwość udziału w Kongresie.
- Uczestnik ma prawo wnieść sprzeciw wobec dokumentowania przebiegu Kongresu w zakresie obejmującym jego osobę, kierując żądanie do Organizatora.
- Dane osobowe uczestników przetwarzane są zgodnie z klauzulą informacyjną stanowiącą integralną część Regulaminu.
§ 8. Postanowienia końcowe
- Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na stronie internetowej Kongresu.
Klauzula informacyjna
Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy, że:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Gdański z siedzibą w Gdańsku (80-309) przy ul. prof. Marii Janion 7.
- Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod numerem telefonu (58) 523 31 30 lub adresem e-mail: iod@ug.edu.pl. Z Inspektorem można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem.
- Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celach:
- niezbędnych do realizacji Kongresu, w tym weryfikacji spełnienia wymogów opisanych w Regulaminie – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy);
- wynikających z obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków podatkowych i rachunkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w tym dokumentowania przebiegu Kongresu, ustalenia, dochodzenia i obrony przed roszczeniami oraz w celach statystycznych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- wskazanych w treści zgody, w zakresie, w jakim zgoda została wyrażona (m.in. wykorzystanie wizerunku w sposób umożliwiający identyfikację) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
- Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w pkt 3, a także przez okres wynikający z przepisów o archiwizacji oraz przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, nie dłużej jednak niż do upływu okresu przedawnienia.
- Odbiorcami danych mogą być podmioty uprawnione do dostępu do danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz podmioty współpracujące z Administratorem na podstawie zawartych umów, w szczególności dostawcy usług IT, zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych osobowych.
- Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym formularzem zgłoszeniowym jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwia udział w Kongresie. Podanie danych w zakresie objętym zgodą jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość udziału w Kongresie.
- Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, a w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody – prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
- Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
- Dane osobowe nie będą poddane profilowaniu ani przetwarzaniu w sposób zautomatyzowany prowadzącemu do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec osoby, której dane dotyczą. Dane nie będą przekazywane do państw trzecich poza Europejski Obszar Gospodarczy.